Política de privacidad
Lucía es una asistente virtual que atiende por WhatsApp a los clientes de negocios que trabajan con cita previa (peluquerías, centros de estética, consultas y similares). Esta política explica, de forma clara, qué datos personales se tratan, para qué, durante cuánto tiempo, con quién se comparten y cómo puedes ejercer tus derechos.
Está pensada para tres grupos de personas. Busca la parte que te corresponde:
- Si escribes por WhatsApp a un negocio que usa Lucía: parte A.
- Si tienes un negocio que contrata Lucía, o colaboras vendiéndola: parte B.
- Si visitas esta web o entras al panel del negocio: parte C.
1. Resumen
| Responsable | Del chat con un negocio: ese negocio. Lucía actúa por su encargo. Del servicio a los negocios y de esta web: EUROPA SANTECH, nombre comercial de Diego Sanchez Castillo, persona física que ejerce como autónomo, con NIF 72154491H y domicilio en Plaza de las Autonomías, 13, 6.º F, 39300 Torrelavega (Cantabria), España, España. |
|---|---|
| Finalidad | Gestionar tus citas y responder tus consultas; si lo aceptas, enviarte avisos y promociones del negocio. Prestar y cobrar el servicio a los negocios. |
| Base legal | La relación que inicias al pedir una cita y, para las promociones, tu consentimiento. Para los negocios, el contrato y las obligaciones legales. |
| Destinatarios | El negocio al que escribes y los proveedores técnicos que hacen funcionar el servicio (WhatsApp, inteligencia artificial, servidores). Nunca vendemos datos. |
| Tus derechos | Escribe BORRAR MIS DATOS o BAJA en el chat, o contacta en contacto@europasantech.com. Puedes acceder, corregir, borrar, oponerte y más. |
2. Quién trata tus datos
Titular de Lucía: EUROPA SANTECH, nombre comercial de Diego Sanchez Castillo, persona física que ejerce como autónomo, con NIF 72154491H y domicilio en Plaza de las Autonomías, 13, 6.º F, 39300 Torrelavega (Cantabria), España, España. Contacto para cualquier asunto de privacidad: contacto@europasantech.com.
El papel del titular de Lucía cambia según de quién sean los datos:
- Datos de los clientes de un negocio (las personas que escriben por WhatsApp para pedir cita): el responsable es el negocio. El titular de Lucía es encargado del tratamiento: trata esos datos solo para prestar el servicio al negocio, siguiendo sus instrucciones y un contrato de encargo, y no los usa para nada propio.
- Datos de los negocios, de los colaboradores comerciales y de los visitantes de esta web: el responsable es el titular de Lucía.
No se ha designado delegado de protección de datos porque la actividad no lo exige. Las consultas se atienden en el contacto indicado.
3. Parte A. Si escribes a un negocio que usa Lucía
El negocio con el que hablas es el responsable de tus datos. Su nombre y su dirección aparecen en la propia conversación. Esta parte funciona como aviso de privacidad de ese negocio, que Lucía te facilita en su nombre. Si el negocio tiene además su propio aviso, prevalece lo que diga el suyo sobre sus propios usos.
Qué datos se tratan
- Identificación y contacto: tu número de teléfono y el nombre que nos indiques o que tengas en tu perfil de WhatsApp.
- Conversación: los mensajes que envías y recibes en ese chat, y la fecha y hora de cada uno.
- Notas de voz: el audio se descarga de WhatsApp y se envía a un servicio de transcripción para convertirlo en texto. El audio no se guarda: solo pasa por la memoria del servidor el tiempo necesario para transcribirlo. Se conserva únicamente el texto, como cualquier otro mensaje.
- Citas: servicio, profesional, fecha, hora, estado (confirmada, cancelada, cambiada) y, si aplica, número de personas.
- Preferencias de comunicación: si aceptaste o rechazaste recibir avisos y promociones, con la fecha y el texto exacto de la pregunta que se te hizo.
No pedimos datos sensibles (salud, religión, ideología, etc.). Si los escribes por tu cuenta en el chat, quedarán en la conversación como el resto de mensajes. Te recomendamos no hacerlo.
Las fotos, vídeos, documentos y ubicaciones que envíes no se abren ni se analizan. Lucía te contesta que no puede verlos. Si traen un texto, se atiende ese texto.
Para qué se usan
Finalidades necesarias (sin ellas no podemos atenderte):
- Responder tus preguntas sobre el negocio: servicios, precios, horarios, dirección.
- Agendar, cambiar y cancelar tus citas, y confirmártelas.
- Enviarte el recordatorio de tu cita y avisarte si el negocio la cancela o la cambia.
- Pasar la conversación a una persona del negocio cuando lo pides o cuando hace falta.
- Evitar abusos (por ejemplo, limitar un número excesivo de mensajes) y mantener el servicio seguro.
Finalidades adicionales (solo si das tu consentimiento, y puedes retirarlo cuando quieras):
- Enviarte promociones del negocio o avisarte cuando haga tiempo que no vas.
Si no quieres estas comunicaciones, no las aceptes cuando se te pregunte o escribe BAJA en cualquier momento. Negarte no afecta a tus citas.
Base legal
- Para gestionar tus citas y responderte: la relación que inicias con el negocio al escribirle para pedir una cita o información (aplicación de medidas precontractuales y ejecución del servicio que solicitas).
- Para las promociones y los recordatorios de reactivación: tu consentimiento, que se pide con una pregunta clara la primera vez que reservas.
- Para la seguridad y el control de abusos: el interés legítimo del negocio en proteger su canal de atención.
Cómo se te informa
La primera vez que escribes, Lucía te envía un mensaje corto que explica qué datos guarda, que la atiende una inteligencia artificial y cómo borrar tus datos, con un enlace a esta página. Al continuar la conversación para pedir tu cita, aceptas este tratamiento para esa finalidad.
4. Parte B. Si tienes un negocio que contrata Lucía, o colaboras vendiéndola
Responsable: EUROPA SANTECH, nombre comercial de Diego Sanchez Castillo, persona física que ejerce como autónomo, con NIF 72154491H y domicilio en Plaza de las Autonomías, 13, 6.º F, 39300 Torrelavega (Cantabria), España, España.
Negocios
- Datos: nombre comercial y, en su caso, razón social, dirección, ciudad, país, nombre, teléfono y email del dueño, número de WhatsApp del negocio, horarios, servicios, precios, profesionales (solo el nombre con el que aparecen en la agenda), configuración, datos de facturación y de pago, y la conversación de alta con nuestro asistente.
- Finalidades: dar de alta y prestar el servicio, darte acceso al panel, enviarte avisos operativos (citas nuevas, conversaciones que necesitan una persona, reporte semanal), facturar y cobrar, y atender tu soporte.
- Base legal: la ejecución del contrato y, para la facturación y la contabilidad, el cumplimiento de obligaciones legales.
- Pagos: los datos de la tarjeta los trata directamente la pasarela de pago. Lucía no ve ni guarda el número completo de tu tarjeta.
Colaboradores comerciales
- Datos: nombre, teléfono, negocios dados de alta por su intermediación y comisiones generadas, y datos de pago de las comisiones.
- Finalidades y base legal: calcular y pagar las comisiones acordadas (ejecución del acuerdo de colaboración) y cumplir obligaciones fiscales.
Si en la conversación de alta no se llega a crear el negocio, esa conversación se borra a los 30 días.
5. Parte C. Si visitas esta web o entras al panel
- Web pública: no usamos cookies, ni herramientas de analítica, ni publicidad. Las tipografías se sirven desde nuestro propio servidor, así que tu visita no se comunica a terceros.
- Panel del negocio: para entrar se envía un código de un solo uso por WhatsApp al teléfono del dueño. Al entrar se usa una única cookie técnica de sesión (
sofia_panel), imprescindible para mantenerte identificado, que caduca a las 8 horas o al cerrar sesión. Al ser estrictamente necesaria, no requiere consentimiento. - Protección frente a abusos: para impedir intentos masivos de acceso se registran la dirección IP y el teléfono que solicitan códigos. Estos registros se borran como máximo a los 2 días.
- Registros técnicos del servidor: el servidor anota eventos técnicos (arranque, errores, tareas) para mantener el servicio. No se usan para identificar a visitantes.
6. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas
Lucía redacta sus respuestas con un modelo de inteligencia artificial, y siempre se presenta como asistente virtual. Para que puedas confiar en lo que te dice:
- Los horarios que te ofrece salen de la agenda real del negocio, y una cita solo se guarda si el hueco sigue libre en ese momento.
- Las reglas del negocio (plazos para cancelar, número máximo de citas, horarios) las aplica el sistema, no el modelo.
- El proveedor de inteligencia artificial no usa estos datos para entrenar sus modelos.
- No se elaboran perfiles, ni se toman decisiones con efectos jurídicos o que te afecten de forma significativa basadas únicamente en un tratamiento automatizado. Siempre puedes pedir que te atienda una persona del negocio.
7. Proveedores y transferencias internacionales
Para prestar el servicio usamos los siguientes proveedores, que tratan datos por nuestra cuenta con un contrato que les obliga a protegerlos y a usarlos solo para lo que se indica. No vendemos ni cedemos datos personales a terceros para sus propios fines.
| Proveedor | Qué hace | Qué datos recibe | Dónde |
|---|---|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform, API en la nube) | Transporta los mensajes entre tu WhatsApp y Lucía | Teléfono, nombre de perfil, mensajes y audios | Centros de datos de Meta en distintos países. Meta actúa como encargado y conserva los mensajes un máximo de 30 días. |
| OpenAI | Redacta las respuestas y transcribe las notas de voz | El contenido reciente de la conversación, el nombre y los datos del negocio. Nunca tu número de teléfono. | Estados Unidos. No usa los datos para entrenar. Las respuestas pueden conservarse hasta 30 días solo para vigilar abusos; las transcripciones de audio no se conservan. |
| Hetzner Online GmbH | Servidores y base de datos donde se guarda toda la información, y sus copias de seguridad | Todos los datos descritos en esta política | Núremberg (Alemania, Unión Europea) |
| Google (solo si el negocio lo activa) | Copia las citas en el Google Calendar del negocio | Servicio, fecha, hora y nombre de pila. Nunca el teléfono. | Según Google |
| Google Workspace | Correo electrónico de contacto, soporte y contratos de Europa Santech | Los mensajes que nos escribas y sus datos de contacto | Unión Europea y Estados Unidos, según Google |
| Brevo (solo para negocios) | Envía por correo electrónico el contrato de servicio al dueño | Email y teléfono del dueño, nombre y dirección del negocio y el texto del contrato | Francia (Unión Europea) |
| Stripe (solo para negocios) | Cobra la cuota del servicio | Datos de facturación y de pago del negocio | Unión Europea y Estados Unidos |
Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando un proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o, cuando el proveedor esté adherido, en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Puedes pedir una copia de las garantías en contacto@europasantech.com. Con cada proveedor se acepta su acuerdo de tratamiento de datos, que incorpora esas garantías.
Además, los datos pueden comunicarse a autoridades públicas cuando una ley lo exija.
8. Cuánto tiempo guardamos los datos
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Mensajes de la conversación (incluidas las transcripciones de audio) | 730 días desde cada mensaje; después se borran automáticamente. |
| Audios de las notas de voz | No se guardan. |
| Clientes sin actividad ni citas durante 730 días | Se anonimizan: se sustituyen teléfono y nombre por un valor que no permite identificarte. |
| Citas pasadas | Se conservan para la agenda del negocio; si pides el borrado, se quedan sin ningún dato que te identifique. |
| Consentimiento para comunicaciones | Mientras exista la relación, y después el tiempo necesario para acreditar que se pidió correctamente. |
| Registros técnicos de tareas y errores | Entre 14 y 90 días. |
| Registros de protección del panel (IP y teléfono) | Máximo 2 días. |
| Conversaciones de alta que no terminan en contrato | 30 días. |
| Datos de negocios y colaboradores | Mientras dure el contrato y, después, el plazo que exija la normativa fiscal y mercantil (en España, en general, entre 4 y 6 años). |
| Copias de seguridad | Máximo 30 días (copia diaria de la base de datos durante 14 días y copias del servidor durante 7 días). Lo borrado desaparece de las copias cuando estas caducan. |
Cuando un negocio deja de usar Lucía, puede pedir la exportación de los datos de sus clientes durante 30 días. Después se borran, salvo lo que haya que conservar por ley.
9. Tus derechos y cómo ejercerlos
Desde el propio WhatsApp, al momento
- Dejar de recibir promociones y avisos: escribe BAJA o STOP, o dilo con tus palabras («no me manden más mensajes»). También funciona con una nota de voz. Tus citas y sus recordatorios siguen igual.
- Borrar tus datos: escribe BORRAR MIS DATOS. Como es irreversible, te pediremos que lo confirmes con un botón. Al confirmar, se borran tus mensajes y tu nombre y teléfono se sustituyen por un valor anónimo, en el acto. Tus citas futuras se cancelan y se avisa al negocio, sin tus datos.
Por escrito
Para cualquier otro derecho escribe a contacto@europasantech.com indicando qué derecho quieres ejercer, el negocio al que escribiste y el número de teléfono desde el que lo hiciste. Para evitar que otra persona acceda a tus datos, podremos pedirte que confirmes la solicitud desde ese mismo número de WhatsApp.
Puedes pedir:
- Acceso: saber qué datos tuyos tratamos y recibir una copia.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión o cancelación: que se borren tus datos.
- Oposición: que dejemos de tratarlos para una finalidad concreta.
- Limitación: que se conserven pero no se usen mientras se resuelve una reclamación.
- Portabilidad: recibir tus datos en un formato de uso común para llevarlos a otro servicio.
- Retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que afecte a lo hecho antes.
Si eres cliente de un negocio y escribes directamente a Lucía, trasladaremos tu solicitud al negocio, que es el responsable, y le ayudaremos a responderte. Ejercer tus derechos es gratuito.
10. Información específica según tu país
México
- Esta política constituye el aviso de privacidad integral a que se refiere la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025).
- Las finalidades necesarias y las adicionales se distinguen en la parte A. Puedes negarte a las adicionales escribiendo BAJA o por correo en cualquier momento, sin que eso afecte al servicio que pediste.
- Tus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), la revocación del consentimiento y la limitación del uso o divulgación se ejercen como se explica en el apartado 9. Te responderemos en los plazos que marca la ley.
- Las comunicaciones de datos a los proveedores del apartado 7 son remisiones a encargados y no requieren tu consentimiento.
- Autoridad competente: la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.
Colombia
- Esta política es la política de tratamiento de la información exigida por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
- Tu autorización para tratar tus datos con las finalidades necesarias se obtiene por conducta inequívoca: tras recibir el aviso de privacidad, continúas la conversación para pedir tu cita. Para las comunicaciones comerciales se pide una autorización expresa.
- Tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado del uso que se les da, revocar la autorización o pedir la supresión, y acceder gratuitamente a ellos.
- Las consultas se atienden en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables en los casos que prevé la ley. Canal: contacto@europasantech.com.
- Si no quedas satisfecho, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, tras haber presentado antes tu consulta o reclamo ante el responsable.
España y Unión Europea
- El tratamiento que realiza el titular de Lucía, establecido en España, está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679) y a la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
- Responderemos a tu solicitud en un plazo de un mes, ampliable dos meses más en casos complejos, informándote de la ampliación.
- Puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) o ante la autoridad de tu país de residencia en la Unión Europea.
11. Seguridad
- Los datos de cada negocio están separados de los del resto en la base de datos: la propia base impide que un negocio vea datos de otro.
- Las comunicaciones entre WhatsApp, el servidor y los proveedores van cifradas.
- La aplicación funciona con un usuario de base de datos sin privilegios de administración y se comprueba la autenticidad de cada mensaje que llega de WhatsApp.
- El acceso al panel exige un código de un solo uso enviado al teléfono del dueño, con límites de intentos.
- Se hacen copias de seguridad periódicas en la Unión Europea.
Si se produjera una brecha de seguridad que afecte a tus datos, se notificará a la autoridad competente y, cuando corresponda, a las personas afectadas, en los plazos legales.
12. Menores de edad
El servicio está dirigido a personas mayores de edad. Si una madre, un padre o un tutor pide una cita para un menor, es esa persona adulta quien facilita los datos y quien ejerce los derechos. Si detectamos que un menor nos ha facilitado datos sin autorización, los borraremos.
13. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambie el servicio o la ley. Publicaremos aquí la nueva versión con su fecha de vigencia. Si el cambio es relevante, se avisará a los negocios con antelación. No cambiaremos las finalidades para las que diste tu consentimiento sin volver a pedírtelo.
Fecha de vigencia de esta versión: 12 de octubre de 2026.